Image Image Image Image Image Image Image Image Image Image
Lapozzon a lap tetejére

Lap tetejére

Milyen szolgáltatásokkal járulhatunk hozzá egy konferencia sikeréhez?

Milyen szolgáltatásokkal járulhatunk hozzá egy konferencia sikeréhez?

Sikeres konferenciáról álmodik? Számos elképzelése van, de nem tudja, hogyan kezdjen hozzá? Nincs segítsége, aki eligazítja a rendezvényszervezés buktatói között?
 

 

Adunk néhány jó tanácsot, amit érdemes megfontolni ahhoz, hogy maximálisan sikeres és emlékezetes konferenciát szervezhessen.

A helyszín kiválasztása

Mint olyan sok mindenben, az első és legfontosabb, hogy hol kerül megrendezésre. Nagyon fontos, hogy maga a helyszín sok részletében igazodjon a konferencia stílusához, mondanivalójához, vagyis egy komoly témában ne egy vicces és bohó helyen rendezzünk konferenciát.

A hangulat mellett roppant fontos, hogy már jó előre tisztázzuk a részleteket, bejárjuk a helyszíneket, valamint kidolgozhassuk a szakemberekkel a hangosítást is. Laikusként nem is gondolnánk, hogy mennyi háttérmunka szükséges a sikerhez, és mennyit le tud vonni a rendezvény értékéből egy rossz hangosítás. Hiszen nagyon fontos, hogy a hátsó sorokban is kielégítő hangzást biztosítsanak, mivel csak úgy érhet át hatékonyan az előadás üzenete.

Az is elengedhetetlen kérdés, hogy kényelmesen, gyorsan és egyszerűen használható és mobilizálható legyen minden eszköz az előadók közötti váltásoknál. Épp ezért mindenképp praktikus egy profi rendezvényszervező csapattal való szerződés a konferencia rendezésére, akik a háttérből koordinálják a konferenciát.

Extra szolgáltatások igénybevétele

Ugyanígy fontos kérdés a host és hostess szolgáltatás alkalmazása, vagyis, hogy szerződtetünk-e ilyen csapatot, vagy saját erőből oldjuk azt meg. Mivel ők az elsők, akik érintkeznek a vendégekkel, így elengedhetetlen, hogy pozitív legyen az első benyomás, és az egész konferenciához kapcsolódó információátadás. Ugyanígy vonatkozik ez a regisztrációra is és még számos más apróságra. Ezt is mindenképp érdemes profikra bízni. Azért sem elhanyagolható ez a szempont, mert így a cég dolgozói számára ezek a feladatok nem relevánsak, így koncentrálhatnak a számukra fontos, üzleti ügyekre.

Bár nem tűnik olyan létfontosságúnak, de a jó hangulatért felelős apróságok sem hiányozhatnak. Ilyenek például az olyan apróságok, mint egy toll, amire a konferencia főbb ismérveit nyomták, vagy akár egy jegyzettömb is a konferencia logójával, de akár egy irattartó is a cég emblémájával. Az emberek szeretnek kapni, ezt pedig nem baj, ha kihasználjuk a siker érdekében.

Végül pedig egy szintén fontos kérdés, a catering. Ez sokat tud nyújtani, de elvenni is egy konferencia sikerének a tekintetében. Nem, nem egy állófogadásról vagy svédasztalos büféről beszélünk - bár egész napos rendezvény esetén jó benyomást kelt -, hanem arról, hogy a szünetben igazán jó elfogyasztani egy finom kávét, vagy elrágcsálni néhány aprósüteményt. Higgyék el, arra biztosan emlékezni fognak a résztvevők, hogy volt-e harapnivaló, és ha igen, milyen volt a kiszolgálás.